Auditoria ISO 9001: o que é e como funciona?

A auditoria ISO 9001 é uma etapa essencial para as empresas que buscam a certificação ISO 9001 e que desejam melhorar o seu desempenho global e construir uma base sólida para o seu crescimento.

Por meio da auditoria, é possível avaliar e aperfeiçoar o Sistema de Gestão da Qualidade, identificando áreas de melhoria e garantindo a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade implementado.

Neste artigo, você vai aprender o que é e como funciona uma auditoria ISO 9001 e quais os tipos de auditoria que uma empresa precisa realizar para obter a certificação ISO 9001.

O que é uma auditoria ISO 9001?

Por definição, de acordo com a norma ABNT NBR ISO 9000:2015, que estabelece fundamentos e vocabulários para sistemas de gestão da qualidade, a auditoria é um processo sistemático, independente e documentado para obter evidências objetivas e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria foram atendidos.

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Quando a norma diz que a auditoria é um processo sistemático, isso significa ela não pode acontecer “de qualquer jeito”. Para que uma auditoria seja realizada é necessário ter uma maneira definida de como se realizar a auditoria, é necessário estar definido como ela vai acontecer.

Agora, quando a norma diz a auditoria é um processo independente, significa que a ela precisa ser realizada de forma imparcial, sem privilegiar ou prejudicar qualquer processo ou pessoa da empresa.

Além disso, toda auditoria precisa ser documentada, precisa ter seus resultados registrados de alguma forma. Sempre que uma auditoria for realizada, seja ela interna ou externa, sempre haverá um relatório de auditoria onde devem estar registradas as conformidades encontradas, bem como eventuais oportunidades de melhoria ou até mesmo não conformidades.

A auditoria não é um processo aleatório, ela busca “obter evidências objetivas”, ou seja, para que seja declarada uma conformidade é necessária a apresentação de dados, fatos e até mesmo registros que comprovem que algo que está conforme. Em uma auditoria é necessário ter “provas” daquilo que eventualmente o processo diz que faz, ou seja, precisa ter evidências objetivas.

Uma auditoria não é necessariamente um processo para identificar o que está de errado no sistema de gestão da qualidade, muito pelo contrário, a auditoria serve para confirmar o que está certo. A auditoria tem por objetivo buscar conformidades, e não buscar “coisas erradas”.

Através das auditorias é possível avaliar se o que foi definido no sistema de gestão da qualidade da empresa, está realmente sendo seguido.

E para uma empresa conquistar a certificação ISO 9001, ela precisa passar por este processo de auditoria, e precisa passar por algumas auditorias até efetivamente conquistar o tão esperado certificado ISO 9001.

Tipos de Auditoria

Existem dois tipos de auditoria que uma empresa precisa realizar para obter a certificação ISO 9001: auditoria interna e auditoria externa.

A auditoria interna é uma auditoria que pode ser realizada pela própria empresa, ou até mesmo por uma pessoa ou empresa contratada. Além disso, a auditoria interna é um requisito da própria ISO 9001 que precisa ser atendido se a empresa pretende conquistar a certificação ISO 9001.

A auditoria interna precisa acontecer antes da auditoria externa, já que na auditoria externa será avaliado se a empresa estabeleceu um processo para realizar suas auditorias internas e se ela realmente foi realizada. E para comprovar que o requisito de auditoria interna foi devidamente atendido é necessário, dentre outras coisas, apresentar o relatório da auditoria interna que foi realizada.

A auditoria interna além de ser um requisito a ser cumprido pela empresa que deseja a certificação ISO 9001, ela é como se fosse uma preparação para a auditoria externa, é um momento para empresa avaliar se o sistema de gestão da qualidade está realmente implementado, se existem pontos a serem melhorados antes de se realizar a auditoria externa.

Já a auditoria externa, é uma auditoria conduzida por uma entidade externa acreditada pelo INMETRO. Essas entidades externas são chamadas de Organismos de Certificação de Sistemas (OCS), também muito conhecidas como Certificadoras.

Após a empresa já ter realizado sua auditoria interna, ela passará por mais duas auditorias para poder conquistar a certificação ISO 9001.

A primeira auditoria externa é chamada de auditoria inicial, o o objetivo desta auditoria é realizar uma avaliação documental do que foi estabelecido no sistema de gestão da qualidade da empresa e avaliar se a empresa atende os requisitos mínimos para poder prosseguir com a auditoria de certificação da ISO 9001.

Uma vez que a certificadora considera que a empresa atende os requisitos mínimos na auditoria inicial, então a certificadora realiza a famosa auditoria de certificação.

Se na auditoria inicial foi realizada uma avaliação documental do Sistema de Gestão da Qualidade, na auditoria de certificação será realizada uma avaliação prática de tudo o que está documentado no sistema de gestão da qualidade.

Será avaliado ainda se o que foi estabelecido no SGQ atende os requisitos da ISO 9001, bem como os requisitos de clientes, requisitos regulamentares e estatutários quando aplicável e requisitos internos da empresa.

Após a auditoria de certificação a empresa pode receber a recomendação para Certificação ISO 9001.
Além disso, para que a empresa possa manter o seu certificado ativo, serão realizadas ainda, anualmente as auditorias de manutenção.

Portanto, essas são as auditorias que uma empresa precisa realizar até obter de fato a certificação ISO 9001.

Como funciona uma auditoria da ISO 9001?

Na prática a auditoria nada mais é do que uma entrevista com as pessoas dos processos em que um(a) auditor(a) vai verificar, através da própria entrevista, de observação e da apresentação de evidências, se o que está definido e documentado no sistema de gestão da qualidade (SGQ) está sendo realizado na prática. Simples assim.

Durante a auditoria no processo de Produção, por exemplo, o(a) auditor(a) vai verificar com o(a) operador(a) o que ela(a) faz, como faz, que tipo de inspeção é realizada e se existe algum documento definindo como as coisas devem ser feitas naquele processo. Realizada a entrevista o(a) auditor(a) vai confrontar se o que está documentada é realmente o que está sendo realizado, simples assim.

Por isso, se o que a empresa definiu no seu sistema de gestão da qualidade estiver sendo aplicado no dia a dia da empresa, não há por que ter medo da auditoria, pois as auditorias não são para punir ninguém ou qualquer processo. Auditorias existem apenas para confirmar se o que está definido do sistema de gestão da qualidade está sendo seguido.

Embora as auditorias internas e externas desempenhem papéis relativamente distintos no caminho para a certificação ISO 9001, é através das auditorias que a empresa tem a oportunidade de avaliar a conformidade e a eficácia do seu SGQ, identificando áreas de melhoria e garantindo que os requisitos da norma sejam atendidos.

É importante entender que as auditorias não são processos punitivos, mas sim de verificação. Se a empresa seguir na prática os requisitos que foram definidos no sistema de gestão da qualidade, não há razões para temer a auditoria. Ao contrário, a auditoria é uma oportunidade de confirmar que a empresa está no caminho certo para impulsionar os resultados do seu negócio, melhorar o seu desempenho global e construir uma base sólida para o seu crescimento.