3 sinais de que a ISO 9001 pode ser apenas um Certificado na parede

Quando uma empresa é certificada ISO 9001, existem algumas situações que parecem “normais” e até “rotineiras” aos olhos do responsável do SGQ ou até mesmo do consultor. Mas na prática, estas situações estão muitas vezes mascarando alguns problemas na empresa, e passando a falsa sensação de que a ISO 9001 é um agente transformador na empresa, enquanto ela continua sendo apenas um certificado na parede.

Hoje vamos falar de 3 sinais que parecem normais para uma empresa certificada ISO 9001, mas na prática podem indicar que a empresa possui apenas um certificado na parede.

Esses sinais são:

1. Passar pelas auditorias sem não conformidades.

Poxa Daniela! Quer dizer que isso é ruim?

Não, isso não é ruim, mas precisar ser um ponto de atenção!

Aliás, passar por uma auditoria sem não conformidades é o que todo responsável de SGQ e todo consultor deseja. Mas é fundamental sempre avaliar esse resultado, principalmente se ele for recorrente.

E por que este resultado deve ser sempre avaliado?

Porque se você passa por todas as auditorias, sejam elas internas ou externas e não tem nenhuma não conformidade, mas os problemas da empresa continuam os mesmos e as reclamações de cliente não diminuem, concorda que tem algo errado?

Concorda também que a auditoria é um processo amostral e que a amostragem realizada pode não ter constatado nenhuma não conformidade, mas na prática ela existe e está demostrada através dos problemas que não se resolvem e das reclamações que não diminuem?

O fato de você não ter não conformidades nas auditorias não quer dizer que a ISO 9001 realmente é um agente transformador, ou que ela está de fato ajudando a empresa a atingir seus objetivos.

Isso é apenas uma evidência de que o SGQ está no caminho certo mas que ele deve sempre lembrar da “tal” melhoria contínua, ok?

Agora vamos para o segundo sinal, inclusive talvez seja um dos mais comuns.

2. Ter vários Indicadores de Desempenho para os Processos

Este é o sonho de qualquer Direção, ter vários indicadores para monitorar os processos da empresa.

Mas será que todos os indicadores existentes são realmente utilizados pela Direção ou pelos processos?

Será que esses indicadores são de fácil levantamento?

Será que todos esses indicadores eles trazem confiabilidade para direção tomar algum tipo de ação?

Esses indicadores servem de fato para melhorar alguma coisa na empresa, ou para indicar onde a empresa deve focar seus esforços?

Não basta ter indicadores nos processos apenas para “cumprir tabela” nas auditorias. Indicadores precisam ser de fato para auxiliar a Direção na tomada de decisão, precisam de fato demonstrar se o processo está ok ou se existem problemas que precisam ser resolvidos.

Indicadores precisam demonstrar a realidade dos processos e principalmente se o cliente está satisfeito, afinal de contas, é o cliente que move a empresa. Caso contrário, indicadores só servirão para dar trabalho pra empresa e para confirmar que a ISO 9001 é apenas um certificado na parede.

Agora vamos para o terceiro e não menos importante sinal de que a ISO 9001 seja apenas um certificado na parede.

3. Excesso de documentação e de burocracia nos processos
Lá nos seus primórdios a ISO 9001 tinha sim um caráter muito burocrático e com excesso de documentações.

Mas isso foi lá nos primórdios, a ISO 9001 evolui muito de lá pra cá e na sua versão 2015 tudo o que ela não propõe é burocracia ou excesso de documentações. Porém, ainda tem muita gente que acredita que precisa ter muito documento e que eles precisam ser burocráticos pra atender a ISO 9001.

Eu, particularmente, gosto de documentos bem escritos e bem elaborados.

E quando eu digo bem escritos e bem elaborados, significa documentações escritas de uma forma que o processo entenda, que esteja na linguagem dos processos e que sejam documentações que representem a realidade dos processos.

Documento não tem que ser para impressionar auditores, e muito menos para alimentar o ego de ninguém.

As documentações em uma empresa certificada ISO 9001 devem servir para: apoiar os processos, documentar padrões, auxiliar no treinamento de novos funcionários, reter o conhecimento organizacional, reduzir problemas e principalmente, garantir que os requisitos dos clientes serão atendidos. É pra isso que servem as documentações!

Se as documentações existentes hoje na empresa servem apenas para atender a auditoria, mas não são úteis para os processos, então elas são só burocracias desnecessárias que estão fazendo com que a certificação ISO 9001 seja apenas um certificado na parede.

Neste artigo eu listei apenas alguns sinais, os mais comuns que eu percebo que acontecem nas empresas certificadas ISO 9001.

Identificar esses sinais é crucial para garantir que a ISO 9001 seja muito mais do que um certificado pendurado na parede e seja de fato um agente transformador.

Lembre-se, a verdadeira transformação ocorre quando a certificação se torna uma parte integrante da cultura da empresa, impulsionando melhorias reais nos processos e não somente quando passamos pelas auditorias sem não conformidade, ou quando mantemos indicadores atualizados ou quando temos boas documentações.

Claro que tudo isso é maravilhoso para o responsável do SGQ e para o(a) consultor(a), mas tudo isso precisa ser uma consequência de como o SGQ foi estruturado e de como ele é mantido na empresa.

Só assim, a certificação ISO 9001 deixará de ser apenas um certificado na parede e passará a ser de fato um agente transformador para a empresa atingir seus objetivos.